Offentlige udbud afvikles under strenge regler, der stiller store krav til kundens kravspecifikation. Der findes en del viden om, hvordan man som kunde konstruerer en god kravspecifikation. Men der eksisterer ikke megen viden om, hvordan tilbudsgiverne opfatter kundens kravspecifikation, som de udarbejder deres tilbud på baggrund af. Os bekendt er det kun Lauesen & Vium, der har udført en undersøgelse, som både tager udgangspunkt i kundens og tilbudsgivernes opfattelse af udbudsprocessen. Tilbudsgivers forståelse af kravene spiller en vigtig rolle for begge parter i udbudet. Dels har forståelsen betydning for det endelige produkt. Dels påvirker forståelsen tilbuddets kvalitet og dermed tilbudsgivers chance for at vinde udbuddet. Derfor er det relevant at undersøge, hvilke erfaringer man kan gøre ved at inddrage tilbudsgivernes perspektiver:

• Hvordan opleves udbudsforretningen af parterne?
• Hvordan opleves kravspecifikationen af parterne?
• Forstår parterne hinanden?
• Hvad volder parterne problemer?

Målet er at formulere en række anbefalinger på baggrund af de observerede problemer. Det er vores håb, at anbefalingerne kommer begge parter til gode.

Vi har undersøgt udbudsforretningen for anskaffelsen af et bookingmodul i H:S, det nuværende Region Hovedstaden. Det er planen, at bookingmodulet skal indgå i kundens samlede EPJ-løsning og skal tage sig af bestilling og produktionsplanlægning af alle ydelser, der vedrører patientbehandling. Anskaffelsen af IT inden for sundhedssektoren er spændende at undersøge, fordi der i disse år foretages betydelige investeringer på dette område.

Udbuddet for bookingmodulet fulgte udbudsformen begrænset udbud, der er den mest anvendte udbudsform, når det offentlige anskaffer større IT-systemer. Resultaterne viste at, udbudsformen (og den stramme tolkning af udbudsreglerne) ikke var velegnet, da den afskar parterne fra at føre en meningsfuld dialog. Det førte til en række uhensigtsmæssige misforståelser, som stillede både kunde og tilbudsgiver dårligt. En bedre kravspecifikation kunne have afhjulpet en del af disse problemer. De væsentligste årsager til problemerne var at kundens målsætninger ikke fremgik klart af kravspecifikationen, at kunden havde et urealistisk højt ambitionsniveau uden at have grundlæggende styr på vigtige aspekter af projektet samt at kunden havde sammensat sine kompetencer på en uhensigtsmæssig måde.

De observerede problemer bygger på analyser af henholdsvis udbudsmaterialet, henholdsvis vores interviews med tre projektledere og en kliniker (der medvirkede til udarbejdelse af kravspecifikationen) fra kunden samt interviews med hver af de fire tilbudsgivere. Foruden dette har vi interviewet repræsentanter fra konkurrerende firmaer for at opnå en bedre forståelse for branchen samt foretaget dokumentanalyse af udbudsmateriale og tilbud, hvor dette var muligt.