Email og Skype-møder udfordrer ledernes kommunikationsevner

Når kommunikationen med medarbejderne foregår gennem videomøder, Skype-samtaler og emails, skal ledere gøre sig ekstra umage for at være nærværende over for medarbejderne, siger forskere fra ITU’s nye forskningsprojekt Innovation for Leadership (I4L).

Institut for Business ITForskningledelsedigitaliseringAlexander Richter

Skrevet 30. oktober 2017 14:37 af Vibeke Arildsen

Digitale kommunikationsværktøjer har eksisteret i årtier, men det betyder ikke, at vi mestrer brugen af dem i arbejdssammenhæng. Særligt ledere er nødt til at være opmærksomme på, hvordan digitale interaktioner påvirker dynamikken i deres team, mener Alexander Richter, lektor på ITU og leder af forskningsprojektet I4L, der har til formål at opgradere danske toplederes digitale kompetencer.

"Det er meget vigtigt for ledere at forstå, hvordan teknologien kan hjælpe deres team til at arbejde bedre sammen, men også de risici, der følger med den digital kommunikation. En lederes rolle i dag er at forstå medarbejdernes behov og hjælpe dem med at nå deres mål, og her spiller digitale kommunikationsværktøjer en vigtig rolle, siger Alexander Richter.

Tidsrøver eller effektivisering?

Videomøder ifølge Alexander Richter er et godt eksempel på både mulighederne og udfordringerne ved digital kommunikation. For selvom onlinemøder gør det muligt at arbejde hvor som helst og dermed sparer rejsetid og penge, kan de også kan være et monumentalt tidsspilde.

”I en workshop for danske ledere vi afholdte for nylig, viste vi deltagerne en video om de problemer, folk har med videomøder, og alle grinte med, for vi kender alle problemerne med ikke at kunne logge på, miste forbindelsen, tale i munden på hinanden og så videre. Det bliver langsomt bedre, men de her problemer har vi stadig stadig i 2017, og det vil tage nogle år, før den teknologiske infrastruktur er helt pålidelig," siger han.

Se satirevideoen 'A Video Conference in Real Life' nedenfor.

Hvordan motiverer man medarbejderne digitalt?
Udfordringerne ved distanceledelse vil dog ikke forsvinde med bedre bredbånds- og mobilforbindelser, påpeger Alexander Richter.

"Digital kommunikation kan være svært. I samtaler, der foregår ansigt-til-ansigt, kan man fortolke kropssproget, men disse non-verbale signaler mangler i digital kommunikation. Selv i videomøder kan man ikke rigtig få øjenkontakt eller være sikker på, om folk lytter," siger han.

Lederens opgave er derfor at finde ud af, hvordan man opbygger tillid og motiverer medarbejderne digitalt. Ifølge Raluca Stana, ph.d.-studerende ved I4L-projektet, er det første skridt at reflektere over sine egne kommunikationsvaner.

"Hvis du er en meget teknisk person med en tendens til at skrive kort og kontakt, så skal du muligvis indarbejde flere høflighedsfraser i din digitale kommunikation. Hvis du er leder for et globalt team, skal du måske melde klarere ud, at du er tilgængelig. Hvis der er kulturelle forskelle mellem dig og medarbejderne, skal du måske gøre noget for at tilpasse din kommunikation til disse forskelle," siger hun. 

Arbejde og privatliv smelter sammen

En velkendt udfordring ved den digitale kommunikation er den stadigt mere udviskede grænse mellem arbejde og privatliv.

»

Vi bærer rundt på vores telefoner fra morgen til aften, hvilket gør os tilgængelige nærmest hele tiden. Det fører til mange usikkerheder blandt medarbejderne – forventes man fx at besvare e-mails, efter man har forladt kontoret?

«

"Vi bærer rundt på vores telefoner fra morgen til aften, hvilket gør os tilgængelige nærmest hele tiden. Det fører til mange usikkerheder blandt medarbejderne – forventes man fx at besvare e-mails, efter man har forladt kontoret? Ledere skal være meget tydelige omkring deres forventninger - og selvfølgelig også selv følge disse retningslinjer", siger Alexander Richter.

Der er mange ting at overveje, når man formulerer virksomhedens regler om tilgængelighed:

”Nogle virksomheder har simpelthen besluttet at lukke mailserveren ned om aftenen, hvilket gør det umuligt at tjekke emails om aftenen, men det kan være problematisk for fx forældre, der foretrækker at arbejde, når deres børn sover, eller hvis der opstår hastesager. Så udfordringen kan ikke løses med it i sig selv – ledere er nødt til at tænke over processerne i deres virksomhed eller afdeling og finde ud af, hvilke retningslinjer der giver mening lige præcis der," siger han.

Vær autentisk på de sociale medier

Også de sociale medier bidrager også til, at arbejds- og privatliv smelter sammen og rejser samtidig en række nye dilemmaer for ledere. Vælger man at blive Facebook-venner med sine ansatte, kan man få helt indsigter, men det giver også anledning til overvejelser om de sociale spilleregler.

"Førhen fandt samtaler mellem ledere og medarbejdere sted på kontoret mellem klokken 9 og 5. I dag kan man risikere at snuble over fuldemandsbilleder af sine medarbejdere på Facebook. Hvordan skal man reagere på det? Og hvordan skal lederen generelt opføre sig på de sociale medier, hvor der naturligt vil være mere fokus på ham eller hende?" spørger Alexander Richter.

Først og fremmest råder han ledere at være autentiske.

»

Hvis du er en åben og udadvendt type, kan det være fint for dig at kommunikere med medarbejderne på Facebook, men hvis ikke du har lyst, så lad være med at gøre det bare fordi du synes, at du bør.

«

"Hvis du er en åben og udadvendt type, kan det være fint for dig at kommunikere med medarbejderne på Facebook, men hvis ikke du har lyst, så lad være med at gøre det bare fordi du synes, at du bør."

Ulfiltreret feedback 

For ledere, der føler sig trygge ved at kommunikere med medarbejderne på de sociale medier, er der dog meget at hente, mener Alexander Richter.

"Sociale medier giver ledere en mulighed for at få direkte og ufiltreret feedback fra medarbejderne. Det er helt fantastisk, hvor ofte og hvor hurtigt man kan få ideer og løsninger fra uventede kilder gennem de sociale medier. Selvfølgelig er nogle medarbejdere mere forsigtige, når de kommunikerer direkte med ledelsen, men mange er faktisk meget villige til at tage dialogen," siger han.

I sidste ende er det op til lederne selv at beslutte, hvilken kommunikationsstil, der passer til netop dem og deres firma, siger Alexander Richter, og tilføjer, at det tager tid at finde rytmen:

"Selv når vi er åbne for forandringer, er vi mennesker lang tid om at tilpasse os. Det tager tid at tilvænne sig ny teknologi, og der findes ikke én optimal måde at gøre det på - ingen one-size-fits-all løsning. Som leder skal man overveje, hvordan de digitale kommunikationsværktøjer kan fungere bedst i lige præcis sin virksomhed eller afdeling."

Mere information

Vibeke Arildsen, presserådgiver, telefon 2555 0447, email viar@itu.dk